ツールを選ぶ際に重要な3つのポイント

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はじめに

ツールを求めている時って、なぜツールを探しているのでしょうか。

それは、今よりもっと便利になることを求めているのではないでしょうか。

問題解決を求めているかもしれません。

また、どうやってツールを探しますか。

広告ですか、知人の紹介でしょうか、ググって探しますか。

これらの探し方にはそれぞれのメリットがありますね。

広告であれば、自然と目に触れる手軽さ。その媒体に広告を出しているという企業のボリューム感が分かる。

知人の紹介であれば、安心感。

Googleなどで検索する場合には、よりニッチな自分に合ったものを見つけることができる。

といった感じでしょうか。

スマホが普及して以来、情報供給が加速し、それとともにサービスも増え、ツールを使うにも多くの選択肢が出てきました。

選択肢が増えたことは良いことですが、それにより選定する難しさが増しました。

試しに使ってみてすぐに乗り換えれるツールであれば、問題ないように思いますが、複数人で利用するツールや組織的に導入するツールの場合、選定を誤ると時間やコストのロスが生じます。

ここでは、色々なツールの中でもアプリやソフトウェアを選択する際の3つのポイントについて考えてみます。

あくまでも、アプリやシステムを開発する話ではなく、パッケージソフトやツール・サービスを選ぶ場合についてです。

(システム開発を依頼する場合については、別記事で投稿します。)

それでは、行ってみましょう。

POINT1.使えるソフトであるか

「そのツールは使えるか」を考える。

使えないツールは選択肢にはないと思いますので、ここでの”使えるか”とは、課題を解決できるかという意味です。

現在の業務で改善すべき点があるからこそ、ツールを探していると思います。

問題点を明確にし、すべての問題を解決できなくても優先度の高い問題を解決できるかという側面からツールを選択することをおすすめします。

そして、個人的でなく組織などの複数のユーザーで利用することを想定している場合は、使いやすくて、皆が操作できるかについても考慮する必要がありそうですね。

操作性の意味でも使えるかどうかを確かめた方がいいでしょう。

POINT2.満足のいく費用対効果が得られるか

コスト面についてです。

どんなに機能が優れていたり、機能が豊富であったとしても、コストが見合わなければ、そのツールを選択しないでしょう。

結局は費用対効果です。

そのツールを利用することで削減される時間を人件費に置き換えて比較することが分かり易いでしょうか。

また、直接的にコストカットできる要素があれば比較しやすいですね。

特にユーザー数などで価格が決められているサービスは、利用するユーザーが多いほどコストが大きく影響してきます。

チャレンジするリスクとその先に見込めるリターンをどう考えるかによって様々かと思いますが、シンプルに業務効率化を考えており、特にハイテクな事を求めているのでなければ、細かい機能が豊富で多機能であるよりも、必要な機能を一度まとめて考え、それらをカバーしているかどうかで判断することが、高い費用対効果を得られるのではないでしょうか。

コストパフォーマンスが良いことが満足感に繋がりやすいと思います。

業務改善をすることで売り上げや利益が上がることを目的としているでしょうから、コスト面は重要なポイントですね。

POINT3.サービスが終了する恐れはないか

使っているサービスの寿命です。

サービスの存続について考えることは、サービスを提供している会社について考えることかもしれませんが、会社の存続とは関係なくサービス自体が終了することもあります。

これについては、結局のところ、どのサービスや企業であったとしても予測できないことなので、今使えるものを使えばよいという考え方もあると思います。

使えなくなったその時に考えればいいことであり、その時に別のサービスを利用すればよいという考えですね。

もちろん、考え方は自由なのですが、個人的にではなく組織的に複数人でサービスを利用する場合は、サービスが終了した場合についても考える必要があるケースはあると思います。

たとえ業務効率化がスムーズにいったとしても、サービスが終了してしまっては、振出しに戻ります。

サービスが終了した時、それに代わるツールを探すことができなければ、同じ業務効率を再現するために新たにシステム開発しなければなりません。もしくは諦めて前の状況に戻るかです。

対策としては、システム開発費を蓄えておくという考えもありますが、そのツールがデータをエクスポートできるかを確認しておくとよいでしょう。

しかし、エクスポートできたからと言って、すぐに扱えなければ意味がありません。例えば、とりあえずExcelファイルで管理できるかを確認するなど、業務がストップしないことを最優先事項として考えるのが良いのではないでしょうか。

まとめ

パッケージソフトを使う場合とシステム開発を委託する場合については、分けて考える。

ツールの選択において、個人的に使う場合にはそれほどリスクはないが、組織で利用することを検討するのであれば、UI・コスト・サービスの寿命 について考えることが大切。

 

いかがだったでしょうか。この他にもツールを選択する上で判断材料になるものはあるかもしれませんが、今回は大きく3つのポイントをあげて説明してみました。最近のクラウドサービスなどは、期間限定で無料で試してみることができたり、フリーミアムと言われる体系のような制限付きで使えるサービスがありますので、まず管理者やリーダーが試してみることもできますね。

ツールの利用により業務改善が図れると個人的に考え、そのツールを導入するために上司の承認をもらうことを目的としている場合には、事前に具体的な使い方を説明できる準備することをおすすめします。パッケージソフトであれば、オーダー開発における初期開発費のような大きなリスクを負うことが無く、業務効率化を提案できるかもしれません。

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